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雙鶴公司辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

【摘 要】本文從雙鶴公司的實際情況出發(fā)，在本公司需求分析的基礎上，提出公司辦公自動化系統(tǒng)的基本目標，并闡述系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)設計和功能設計，給出了一個結(jié)合C/S和Web技術的辦公自動化系統(tǒng)實例；對其他中小企業(yè)建設辦公自動化信息系統(tǒng)具有一定的參考價值。
【關鍵詞】辦公自動化 Web C/S C/S+Web B/S JSP ASP

1．問題的提出
隨著計算機及網(wǎng)絡技術的飛速發(fā)展，Internet/Intranet應用在全球范圍內(nèi)日益普及，當今社會正快速向信息化社會前進，信息系統(tǒng)的作用也越來越大。各級政府、大公司和大企業(yè)憑著雄厚的資金和人才優(yōu)勢，加快了信息化的步伐，建立了高質(zhì)量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高了效率，增強了競爭力。與此同時，越來越多的中小企業(yè)為了適應信息革命的要求，提高自身的競爭力，正打算或正在建立符合企業(yè)特色的辦公自動化信息系統(tǒng)。但是，這些中小企業(yè)由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，同時，其經(jīng)濟實力并不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進行大量投資建設信息系統(tǒng)。天津市津能雙鶴熱力設備有限公司（簡稱雙鶴公司），隸屬于天津市津能投資公司，是生產(chǎn)優(yōu)質(zhì)高效換熱器和預組裝式熱交換機組的專業(yè)性公司，為區(qū)域性供熱管網(wǎng)配套熱交換設備。雙鶴公司擁有一批高素質(zhì)、經(jīng)驗豐富的工程技術人才，其中研究生、大學本科以上人員二十余人，分別從事在熱力、電氣、儀表、銷售等各專業(yè)崗位上。公司具備供熱設備的設計、制造、施工、調(diào)試、檢修、銷售、維護一體化服務功能。而同時雙鶴公司又與芬蘭LPM集團公司精誠合作，引進LPM集團公司區(qū)域供熱、生活熱水及空調(diào)等專利技術，進口預組裝換熱機組主要零部件，自行設計、組裝、制造預組裝機組及板式換熱器。雙鶴公司于2000年通過ISO9001國際質(zhì)量體系認證。雙鶴公司自成立以來共生產(chǎn)換熱機組900余臺，總供熱能力近900MW?，F(xiàn)雙鶴公司已具備年生產(chǎn)供熱機組400臺的能力，最大機組熱負荷可達14MW。設備主要銷往新疆、吉林、河北、山東、寧夏以及天津本地熱用戶等。我公司從事供熱產(chǎn)品的開發(fā)、生產(chǎn)，通過借鑒北歐先進的供熱理念，長期消化吸收、取長補短，并結(jié)合中國供熱市場的現(xiàn)狀，引進了預組裝換熱機組的技術，通過在國內(nèi)廣大地區(qū)的應用，如北京、天津、新疆、河北、山東、吉林、寧夏等地，廣大用戶反映良好。預組裝換熱機組已在全國眾多供熱企業(yè)中得到了認可并廣泛應用，其發(fā)展的趨勢是將成為供熱市場的主導產(chǎn)品。通過總結(jié)經(jīng)驗，結(jié)合實際，雙鶴公司所生產(chǎn)的預組裝換熱機組有如下幾點主要優(yōu)點: 1、先進的計算機軟件優(yōu)化設計。2、結(jié)構(gòu)緊湊，全自動（可手動）控制。3、高效、節(jié)能、低噪音、占地小，適用于多種供熱場境。4、全部的組裝測試和運行保障。5、拆裝方便，應用范圍廣，零泄漏。6、進口設備，高質(zhì)量可靠性。7、最佳投資性能方案。8、成熟經(jīng)驗及優(yōu)質(zhì)售后服務。雖然雙鶴公司已具備了一定的生產(chǎn)能力和經(jīng)濟基礎，但由于公司信息化應用起步較晚，應用能力較弱，所以應將雙鶴公司視為小型企業(yè)，但其運行機制卻是相對獨立的，所以在雙鶴公司實行辦公自動化是非常必要的。那么，像雙鶴公司這樣的小型企業(yè)應如何建設辦公自動化信息系統(tǒng)？本文以采用一種結(jié)合C/S和Web的方式開發(fā)小型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)來討論辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。
2.公司需求分析
要建立辦公自動化系統(tǒng)，首先需要進行公司需求調(diào)查與分析，以確定系統(tǒng)目標，這是系統(tǒng)建設的重要環(huán)節(jié)。雙鶴公司需要規(guī)模相對較小，但其在功能上對系統(tǒng)的需求卻是全面的。大體可分為：一方面是通過收發(fā)電子郵件為主的方式，對內(nèi)使各部門員工進行信息交流，基于工作流的方式實現(xiàn)諸如請假申請、物品申領審批過程，員工管理個人日程安排，各種資料的查閱等日常辦公功能；對外方便雙鶴公司與供貨商及客戶的交流。另一方面則是面向公司辦公業(yè)務方面的業(yè)務管理功能，即完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使公司內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享信息、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。
在軟、硬件方面對系統(tǒng)的需求，由于雙鶴公司信息化水平比較低，軟硬件配置較差，而且資金實力并不雄厚。所以其對硬件的配置要求是盡可能的低，對軟件配置的要求則是系統(tǒng)最好是基于日常辦公軟件如OFFICE系列上的應用系統(tǒng)，這樣既不用花大量資金添置軟件，員工又較容易學會使用應用系統(tǒng)。
在開發(fā)方式上對系統(tǒng)的需求，由于雙鶴公司的經(jīng)濟實力有限，應著重考慮到投入/產(chǎn)出比問題，一般商業(yè)軟件是無法滿足上面的要求，而從基礎語言開始開發(fā)成本高、周期長，更不現(xiàn)實；因此利用現(xiàn)有軟件進行改進，即二次開發(fā)，通過對幾個商業(yè)化軟件功能進行修改、增刪和開發(fā)來實現(xiàn)本公司建立具有自身個性的辦公自動化系統(tǒng)，即通過系統(tǒng)集成的方法來將各個功能集成為一個整體發(fā)揮作用，即通過兩次開發(fā)的方式來實現(xiàn)降低成本、節(jié)約開支、提高效率。
3.系統(tǒng)設計
3.1 系統(tǒng)基本目標
3.1.1 實現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化
雙鶴公司由于辦公自動化起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機和MS Office系列應用軟件來提高個人辦公效率，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，雙鶴公司建立辦公自動化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化，即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使公司內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作；同時又能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為公司的管理和決策提供科學的依據(jù)；從而提高效率，增強公司的競爭力，使雙鶴公司能夠在激烈的市場競爭中取勝、不斷發(fā)展壯大。
3.1.2管理多種數(shù)據(jù)類型
雙鶴公司規(guī)模較小，但其辦公自動化信息系統(tǒng)所包括的范圍應該是整個日常辦公和部分公司業(yè)務。因此，其數(shù)據(jù)量相對大企業(yè)、大公司雖然比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，所以雙鶴公司業(yè)務數(shù)據(jù)涉及大量的圖形數(shù)據(jù)；這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)又有不規(guī)范的、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，雙鶴公司辦公自動化信息系統(tǒng)就是要科學地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的“無縫”聯(lián)接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。
3.1.3系統(tǒng)設計的先進性
辦公自動化系統(tǒng)應在開發(fā)出來時在技術上應具有一定的先進性，代表當時辦公自動化信息系統(tǒng)的先進水平，這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時間內(nèi)，不會因技術的落后而需要大規(guī)模的調(diào)整，并且能夠跟隨著逐步的升級而保持整個系統(tǒng)的先進性。同時要求系統(tǒng)對計算機硬件要求不能太高，運行速度要快。另外，由于雙鶴公司隸屬于天津市津能投資公司，經(jīng)營規(guī)模經(jīng)常變化、人員經(jīng)常流動，系統(tǒng)應能夠適應企業(yè)的不斷變化，應具有可擴展性、易升級性和開放性。
3.2系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設計
3.2.1開發(fā)工具與技術的研究
就現(xiàn)在開發(fā)OA的技術來說，主要集中分為三大類：基于C/S結(jié)構(gòu)的應用程序開發(fā)，結(jié)合C/S結(jié)構(gòu)和Web技術的復合應用程序，基于B/S結(jié)構(gòu)的動態(tài)網(wǎng)頁技術。以下將分析這三類技術的各自優(yōu)缺點：
C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是傳統(tǒng)開發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，也有加入中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)，在OA早期是標準的系統(tǒng)模式，但隨著計算機技術的發(fā)展和網(wǎng)絡的發(fā)展，它已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的遠程網(wǎng)絡辦公和移動辦公，逐漸在被取代。
C/S+Web技術：是為了補充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎上加入Web技術來實現(xiàn)對遠程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時更新、軟件升級等問題就無法很好解決。
B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是援用動態(tài)網(wǎng)頁技術，加入OA的開發(fā)理念，完全適應網(wǎng)絡辦公和移動辦公需求，也是現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的首選技術。
就B/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)，具體技術又有多種選擇：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft .NET Framework，PHP+Apache，就這幾門技術，可以說各有其優(yōu)缺點，下面將其中幾項加以分析：
JSP技術：具有良好的跨平臺性，加上J2EE功能十分強大，但是J2EE的布置使開發(fā)成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面；
PHP技術：是早期動態(tài)網(wǎng)頁技術中的強手，但隨著JSP技術與ASP技術的不斷更新，使得PHP技術稍微比較落后；
ASP技術：類似于PHP技術，開發(fā)簡便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡易快速的開發(fā)技術；
ASP.net：可以說是ASP技術的替代技術，是ASP的一大進步，在Microsoft.NET Framework的強大支持下，可以使用C#、VB、Javascript三種語言來編寫代碼，采用預先編譯技術，使得代碼安全性加強。
在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)中，基于Web技術的開發(fā)方式正以其特有的跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短，成本較低越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)具有傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)娜秉c。而這正是基于C/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)方式的優(yōu)點所在。
以雙鶴公司自動化系統(tǒng)為例。本系統(tǒng)主要有二個方面的內(nèi)容：一是日常事務管理；二是業(yè)務事務管理，針對公司核心業(yè)務是銷售策劃，以項目為單位進行運作。而在業(yè)務事務中要涉及大量圖形數(shù)據(jù)。因此本系統(tǒng)開發(fā)采用一種結(jié)合C/S和Web的方式。利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通訊的業(yè)務，而C/S結(jié)構(gòu)可以在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)特別功能和大的業(yè)務數(shù)據(jù)傳輸。
服務器以Windows NT為操作系統(tǒng)，Oracle、SQL Server或MS Access為數(shù)據(jù)庫，Exchange作為郵件存儲提供者、通信錄提供者和傳輸提供者，IIS實現(xiàn)Web發(fā)布。
客戶端以Windows98/2000為平臺，用Outlook進行郵件接受、發(fā)送以及它的瀏覽窗口進行網(wǎng)頁瀏覽，MS Project進行項目規(guī)劃，Word進行文檔編輯，Auto CAD進行地圖編輯瀏覽。
首先，確定以Exchange為基礎建立C/S結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡，并輔以IIS。客戶機上采用Outlook為基礎平臺軟件，由于它本身既是Exchange客戶程序又具有網(wǎng)頁瀏覽窗口實現(xiàn)了二者的無縫聯(lián)接。然后在Outlook基礎上對其它程序進行控制，并構(gòu)造各程序數(shù)據(jù)的流通橋梁；最后各部分數(shù)據(jù)盡量存儲在數(shù)據(jù)庫中，用數(shù)據(jù)庫對各種類型數(shù)據(jù)實現(xiàn)進一步集成。
①通過VBA6利用OLE、API等技術對客戶端多個應用程序進行集成形成自己的   系統(tǒng)；
②Outlook通過瀏覽窗口訪問Web Server并通過它訪問數(shù)據(jù)庫；
③Outlook通過Exchange Server進行郵件發(fā)送和接收；
④Word訪問數(shù)據(jù)庫中的文檔；
⑤MS Project通過數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)資源數(shù)據(jù)共享；
⑥Auto CAD訪問共享圖形數(shù)據(jù)。
3.3系統(tǒng)功能設計
雙鶴公司雖然員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動化系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括部分業(yè)務辦公功能。
本系統(tǒng)在充分進行公司需求分析的基礎上把系統(tǒng)劃分為八個子系統(tǒng)：日常管理分行政管理、人事管理、銷售工作管理、樣本資料管理、生產(chǎn)工作管理、公告板和電子郵件，另外還包括系統(tǒng)維護。
* 行政管理功能。公司行政方面的各種功能，包括考勤管理、會議管理、用餐管理、傳真管理、復印管理，用車管理等。
* 人事管理功能。公司人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓管理，客戶信息管理等。
* 樣本資料管理功能。包括各種資料的管理、各種業(yè)務信息管理和樣本管理等。
* 銷售工作管理功能。包括銷售合同，銷售貨款的匯款統(tǒng)計，設備排產(chǎn)等。
* 生產(chǎn)工作管理功能。包括日常生產(chǎn)的分析、排產(chǎn)、管理、統(tǒng)計等
* 電子郵箱功能。包括收發(fā)公司內(nèi)部電子郵件等。
* 公告板功能。公司內(nèi)部的論壇和通知等。
* 系統(tǒng)維護功能。包括用戶基本信息維護、權限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護。
由于本系統(tǒng)是采用Web和C/S相結(jié)合方式開發(fā)的。因此在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務提供不同的功能。例如：用餐管理功能則只提供給管理部部長；客戶信息管理功能則只提供給銷售部部長和總經(jīng)理等，采用這種方式提供功能既方便員工使用本應用系統(tǒng)又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權操作。正好適應了雙鶴公司員工流動性大、員工的職位變化快的特點。
4.結(jié)束語
本文通過一個采用Web技術和C/S結(jié)合方式開發(fā)的雙鶴公司辦公自動化系統(tǒng)分析了本公司辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)。采用這種方式既發(fā)揮了Web技術的優(yōu)勢，使信息流轉(zhuǎn)、信息發(fā)布、查詢和維護更加方便；系統(tǒng)的功能擴展和規(guī)模擴展更加便利；系統(tǒng)開發(fā)速度更快、開發(fā)成本更低；又發(fā)揮了C／S結(jié)構(gòu)有利于大數(shù)據(jù)量的傳輸?shù)膬?yōu)點。這種開發(fā)方式更加貼近雙鶴公司的實際需求，也符合雙鶴公司的實際情況。既滿足雙鶴公司對日常辦公的需要，又滿足其對業(yè)務辦公的部分需求。另外，采用這種開發(fā)方式充分考慮了投入／產(chǎn)出比，節(jié)約了成本。而且，采用這種開發(fā)方式開發(fā)的辦公自動化系統(tǒng)具有良好的擴充升級功能，能夠適應企業(yè)未來發(fā)展的需要。

參考資料

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［2］李長樹，辦公自動化系統(tǒng)的設計方法與實施策略，計算機應用研究會，2000
［3］鄺孔武、王曉敏編著，信息系統(tǒng)分析與設計，北京：清華大學出版社，1999
［4］曾華，論信息系統(tǒng)集成的實施，計算機應用，1997